Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für private Vermieter

Stand: Oktober 2026 · Lesezeit etwa 8 Minuten

Akonto oder Pauschale: Wann Sie abrechnen müssen

Im Mietvertrag ist festgelegt, wie der Mieter die Nebenkosten bezahlt. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Akontozahlungen: Der Mieter zahlt monatlich einen Betrag im Voraus. Am Ende der Periode rechnen Sie ab. Hat er zu wenig bezahlt, schuldet er eine Nachzahlung. Hat er zu viel bezahlt, erhält er ein Guthaben.
• Pauschale: Der Mieter zahlt einen festen Betrag, und es gibt keine Abrechnung. Die Pauschale muss sich aber an den Durchschnittswerten der letzten drei Jahre orientieren.

Erhebt der Vermieter die Nebenkosten aufgrund einer Abrechnung, muss er diese jährlich mindestens einmal erstellen und dem Mieter vorlegen.Art. 4 Abs. 1 VMWG

Viele Vermieter wählen als Periode den 1. Juli bis 30. Juni, weil so ein ganzer Winter in einer Abrechnung liegt. Das Kalenderjahr ist ebenso zulässig. Das Gesetz nennt keine feste Frist, bis wann die Abrechnung vorliegen muss. Viele Mietverträge enthalten aber eine Frist. Erstellen Sie die Abrechnung deshalb zügig, sobald alle Rechnungen da sind.

Was Sie verrechnen dürfen

Nebenkosten sind Kosten für Leistungen, die mit dem Gebrauch der Wohnung zusammenhängen. Der Mieter muss sie nur bezahlen, wenn das im Mietvertrag besonders vereinbart ist (Art. 257a OR). Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts muss jede Kostenart im Vertrag einzeln genannt sein. Ein Satz wie «Nebenkosten gemäss Aufwand» reicht nicht.

Typische Positionen, sofern im Vertrag aufgeführt:

• Heizung und Warmwasser
• Wasser und Abwasser
• Allgemeinstrom für Treppenhaus, Keller und Aussenbeleuchtung
• Hauswartung und Treppenhausreinigung
• Lift: Service und Strom
• Kehrichtgrundgebühr
• Gartenpflege und Schneeräumung
• Kabel-TV

Verrechnen dürfen Sie nur die tatsächlichen Kosten der Periode (Art. 257b Abs. 1 OR). Einen Gewinn dürfen Sie mit den Nebenkosten nicht machen.

Nicht als Nebenkosten verrechenbar sind Kosten, die mit dem Eigentum zusammenhängen: Hypothekarzinsen, Gebäudeversicherung, Liegenschaftssteuern, Reparaturen und Renovationen. Diese sind mit dem Mietzins abgegolten.

Heizkosten: die wichtigste Position

Für die Heiz- und Warmwasserkosten legt die Verordnung genau fest, was dazugehört (Art. 5 VMWG):

• verbrauchte Brennstoffe und Energie
• Strom für Brenner und Pumpen
• Reinigung von Heizung und Kamin (Kaminfeger)
• periodische Revision der Anlage und des Öltanks, Entkalken des Boilers
• Verbrauchserfassung und Abrechnungsservice bei Heizkostenzählern
• Wartung
• Versicherungsprämien, wenn sie nur die Heizanlage betreffen
• Verwaltungsaufwand für die Heizung

Nicht dazu gehören Reparatur und Erneuerung der Anlage sowie deren Verzinsung und Abschreibung (Art. 6 VMWG). Ein neuer Brenner oder eine Reparatur der Umwälzpumpe gehört also nicht in die Abrechnung.

Heizöl richtig abrechnen

Der häufigste Fehler: Der Vermieter verrechnet das Öl, das er in der Periode gekauft hat. Massgebend ist aber das Öl, das verbraucht wurde. Sie brauchen dafür den Tankstand zu Beginn und am Ende der Periode.

Der Endbestand von CHF 4’938.24 wird der Anfangsbestand der nächsten Abrechnung. Mieter dürfen über Anfangs- und Endbestand Auskunft verlangen (Art. 8 Abs. 2 VMWG). Notieren Sie den Tankstand deshalb jedes Jahr am Stichtag.

Verwaltungsaufwand

Für die Arbeit an der Abrechnung dürfen Sie einen Verwaltungsaufwand verrechnen, nach Aufwand oder «im Rahmen der üblichen Ansätze» (Art. 4 Abs. 3 und Art. 5 Abs. 3 VMWG). In der Praxis sind 3 bis 5 % der Heizkosten üblich. Wer sicher gehen will, bleibt bei 3 %. Für die übrigen Nebenkosten verrechnen Sie einen Verwaltungsaufwand nur, wenn er im Mietvertrag vereinbart ist.

Verteilschlüssel: Wer zahlt wie viel?

Die Gesamtkosten der Liegenschaft verteilen Sie nach dem Schlüssel, der im Mietvertrag steht. Üblich sind:

• Fläche in m²: der einfachste und häufigste Schlüssel
• Rauminhalt in m³: bei unterschiedlichen Raumhöhen
• Gleich pro Wohnung: zum Beispiel für die Kehrichtgrundgebühr
• Nach Verbrauch: wenn Heiz- oder Wasserzähler eingebaut sind

Kanton Zürich: Gibt es Geräte zur Erfassung des Heizverbrauchs pro Wohnung, müssen mindestens 60 % der Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch verteilt werden. Der Rest wird als Grundkosten meist nach Fläche verteilt.

Mieterwechsel und Leerstand

Zieht ein Mieter während der Periode aus, teilen Sie die Kosten zeitlich auf. Bei den übrigen Nebenkosten geschieht das nach Tagen. Bei den Heizkosten wäre das unfair: Wer im Sommer auszieht, hat kaum geheizt. Üblich ist deshalb eine Verteilung nach Heizgradtagen. Wie das funktioniert, erklären wir im Artikel Heizkosten bei Mieterwechsel.

Steht eine Wohnung leer, trägt der Vermieter deren Anteil (Art. 7 Abs. 1 VMWG). Sie dürfen ihn nicht auf die anderen Mieter verteilen. Eine Ausnahme gibt es nur für Häuser ohne Heizkostenzähler, wenn die leere Wohnung nachweisbar nur gegen Frost temperiert wurde. Dann trägt der Vermieter in der Regel ein Drittel bis zwei Drittel ihres Heizkostenanteils, je nach Grösse des Hauses (Art. 7 Abs. 2 VMWG).

Die Abrechnung an den Mieter

Eine gute Abrechnung ist nachvollziehbar. Sie enthält:

1. die Abrechnungsperiode und die Mietdauer des Mieters darin
2. die Gesamtkosten jeder Position und den Verteilschlüssel
3. den Anteil des Mieters pro Position
4. die geleisteten Akontozahlungen
5. die Nachzahlung oder das Guthaben, mit Zahlungsfrist

Erhält der Mieter keine detaillierte Aufstellung der Heizkosten, müssen Sie ihn darauf hinweisen, dass er sie verlangen kann (Art. 8 Abs. 1 VMWG). Einfacher ist es, die Zusammenstellung der Heizkosten gleich mitzuschicken. Auf Verlangen müssen Sie dem Mieter Einsicht in die Belege geben (Art. 257b Abs. 2 OR).

Checkliste vor dem Versand

• Steht jede verrechnete Position einzeln im Mietvertrag?
• Sind nur Kosten dieser Periode enthalten, keine Reparaturen?
• Ist beim Heizöl der Verbrauch verrechnet, nicht der Einkauf?
• Ist der Anteil leerer Wohnungen beim Vermieter geblieben?
• Ergibt die Summe aller Anteile genau die Gesamtkosten?
• Sind die Akontozahlungen vollständig abgezogen?
• Liegen alle Rechnungen geordnet bereit, falls ein Mieter sie sehen will?